コワーキングスペース、シェアオフィス、大規模レンタルスペースなどの経営・運営を行おうしたときに必ずぶち当たるのが、システムどうするんだ問題です。
鍵管理、決済、予約、契約など、煩雑な事務作業をできるだけ自動化したいはず。でも、コワーキングスペースの運営にピッタリのシステムは、世の中にありません。そうなると、決済はあのシステム、予約管理はこのシステム、鍵管理は・・・、と複数のシステムを別々に契約して運営することになりますが、これがすごく手間で、アナログよりはマシかも知れないですが、劇的に状況が改善されるということはありません。
ああ、もっといい方法ないかなあ？
この悩みを一発で解決して、しかも売上アップにも貢献できてしまうのが、サラクです。
この記事では、サラクで何ができるのか、売上アップをどうやって達成するのか詳しく解説しています。
サラク導入のメリット・デメリット
コワーキングスペース管理システム サラクは、コワーキングスペース経営に必要なシステムを統合した、総合管理ツールです。
鍵管理、決済、予約、契約などの事務作業をすべて一つのシステムで自動化します。そのため煩雑な事務作業が大幅に圧縮されるので、これまで２人必要だった常駐スタッフを１人にすることができます。余った労力は集客や顧客サービスに振り向けることが可能です。
これまで契約していた複数のシステムを一つにまとめることができるので、乗り換えるだけでコスト削減につながります。
また、売上アップの施策として、手間を大きく増やすことなくバーチャルオフィスの導入が可能になります。
デメリットについては、新規導入・乗り換えで発生する作業コストが主なものでしょうか。新しいオペレーションを覚えることは、どんなに便利なツールであっても必ずストレスがかかります。
しかし、サラクは直感的に操作できるようにデザインされていますので、そのストレスも決して大きなものではありません。また、これから経営を始められる方であれば、全くデメリットになりません。
サラクでできることは
サラクの主な機能は以下の通りです。
〈入会申込み〉
入会申込みはウェブで完結できるようになっています。
施設にあるiPadや、自身のスマホから個人データを打ち込み、希望のプランを選択して、決定ボタンを押すだけです。クレジットカードの信用照会をこの時点で確認することもできます。
〈予約〉
会議室や防音ブースやその他機器など、予約が必要なスペースや機材をカレンダーから選択して予約することができます。
〈決済〉
月額会費、別途料金の発生する施設の利用など、自動で決済されます。主に以下のクレジットカードに対応しています。
VISA・Master・JCB・AMEX・Dinersの5ブランド
〈鍵の開閉〉
SuicaなどのFeliCa式のICカードを登録することで、鍵の代わりになります。電子錠なので、鍵の受け渡しがなくなり、紛失事故もありません。
〈コピー機の有料化〉
お客様が印刷できるようにコピー機を提供したいと思っても、印刷のコストを徴収することは、事務的にはかなり手間のかかる作業であるため、なかなか提供することができません。サラクなら、コピー機と連動して、印刷枚数を把握し、後で請求できるようになっています。
〈売上レポート〉
毎月の売上をウェブから確認することができます。プランやオプションの種別毎の売上を把握し、必要な売上アップの施策を考えるのに便利です。
バーチャルオフィス導入が簡単に
住所を貸し出して売上を得られるバーチャルオフィスは、コワーキングスペースを運営する上で、ぜひ取り入れたいサービスです。しかし、リスクが高くなかなか踏み出せない事業者様が多くいるサービスでもあります。
まず、2008年に施行された犯罪収益移転防止法 を守らねばならず、また登記上の住所に使われるため、審査をしっかりと行わなければなりません。
審査が甘いと後で問題が発覚し、住所が汚れる可能性があります。また、契約書をしっかりと練らないと、責任問題が降りかかってくる可能性がでてきます。これらの問題を乗り越えて、バーチャルオフィスを始めることができたとしても、荷物や親書の受け渡しミスが絶対にあってはなりません。
「渡した、もらってない」というやりとりは避けるために、しっかりとログを取りながら、ミスなく受け渡しを行う必要があります。
このような煩雑で、間違いの許されない手続きを行うことは容易なことではありません。
しかし、サラクを導入することで、バーチャルオフィスの手続きが自動化され、気軽に導入することができます。
サラクでは、契約の管理と受け渡しの管理・支援ができます。受け渡しでは、以下の手順で支援が行われます。
- 通知・・・届いた郵便物をスマホで撮影すると、すぐに写真と共にお客様に通知
- 受け渡し・・・お客様に手渡し、または転送した際の打刻や点数確認
- ログ管理・・・すべてのやりとりは、電子データとして保存されるので、紛失事故などがあった場合、どこで起こったのか責任が明確になります。
このようなサポートがあれば、手間が少なくなるため、ワンオペであってもバーチャルオフィスが実現できます。
DX化しなければ競争に敗れるかも
いまコワーキングスペースをDX化することは必須です。単純にコスト削減と売上アップのメリットが享受できるということだけでなく、今後のアップデートも視野に入れる必要があるからです。
コワーキングスペースビジネスは、高い成長を見越して、多くの法人や個人が挑戦している分野です。サービスの改善を続けることは、生き残っていくために絶対に必要です。
そのために、システムのアップデートは絶対に必要です。アナログは、手間なだけでなく、サービスを向上させるためのアップデートにも限界があります。
一度DX化してしまえば、開発側からのアップデートの恩恵を、何もしなくても受けることができます。
システムを導入せずに人手で頑張り続ける施設と、進化し続けるシステムを導入して運営する施設では、生産性に大きな差が出てくることは明らかです。
コワーキングスペースの運営に利用できるシステムはサラクだけではありませんが、決済だけ、予約だけ、契約だけなどバラバラのシステムを組み合わせてオペレーションしなければならず、結局大きな手間がかかります。
現在、コワーキングスペース管理専用のシステムはサラクだけです。専用ツールなので、上記のような連携の手間がありません。また、価格も人件費とは比べ物にならないくらい安く抑えられています。
価格について
価格は、20会員まで11,000円/月です。１会員あたり550円/月です。
人件費と比べて圧倒的な安さです。ツーオペがワンオペにできるので、月額で20万円以上コストカットできます。
決済手数料：クレジットカード決済額の3.5％程度
この基本料金に、電子錠などを導入するのであれば、初期費用として施工費がかかります。
電気錠ハードウェア１鍵あたり：220,000円
※別途、電気錠工事が必要です。当社から指定業者はございません。
電子錠を導入しない場合は、この初期費用はかかりません。
まとめ
サラクがコワーキングスペース管理に特化したシステムで、契約、予約、決済、鍵管理、バーチャルオフィスなど、必要な機能がすべて一つにまとまっていることで、コストカットと売上アップの両方を同時に実現できることをお伝えしてきました。
もし、コワーキングスペースの運営を開始される、もしくは運営方法を見直したいなどありましたら、まずはサラク導入をご検討ください。経営の強力な武器になることをお約束します。
詳しくは、ホワイトペーパーにて解説していますので、ぜひ御覧ください。
